Innan du kan bli leverantör åt offentlig sektor krävs det att du skriver ett anbud till den offentliga upphandlaren. För att skriva ett anbud behöver du ett förfrågdungsunderlag där det går att läsa vilka krav som upphandlaren har på leverantören. Det är förfrågningsunderlaget man använder sig av som utgångspunkt när man skriver.
Har du funderat på att bli leverantör till offentlig sektor? Då ska du gå in i databasen TED (Tenders Electroduc Daily). Där annonserar alla upphandlare i EU som vill ha in anbud.
Men vad är det du ska göra för att bli antagen som leverantör? Ett anbud är ett skriftligt dokument som ett företag lämnar in till den som upphandlar. Det skickas in efter att uppköparen har gjort ett förfrågdungsunderlag och ska matcha med förfrågdungsansökans krav. Ibland krävs det att man ansöker om att få lämna anbud.
Dokument, anbud.biz, (c) Fotoakuten.se
Ett annat ord för anbud är offert. Skillnaden mellan dessa är att anbud används i sammanhang där offentlig sektor är beställaren och begreppet offert används mer inom den privata sektorn.
När anbudet har kommit in till upphandlaren så görs en anbudsvärdering där anbuden som har kommit in bedöms. Se till att anbudet kommer in i tid och att det registreras av mottagaren. När det ska vara inne står på förfrågningsunderlaget. Kommer det in för sent kommer blir det inte behandlat. Det gäller även om förseningen inte är ditt fel. I vissa fall är det tillåtet för leverantören att skicka in anbudet elektroniskt. Kravet för att det ska fungera är att upphandlaren säkert kan bevara elektroniska filer. Det anbud som väljs av upphandlaren är det som är mest ekonomiskt fördelaktigt. Det kan vara den billigaste men det finns undantag då leverantören verkar för bättre miljö. Beslutet kallas för tilldelningsbeslut. Beslutet skickas till alla som har skickat in anbud. I bästa fall kommer det tillsammans med ett utvärderingsprotokoll där anbudsgivarna får reda på varför uppköparen har valt den leverantör som fått jobbet.
När ditt företag skriver ett anbud är det bra att ha en huvudansvarig, i större företag kan man ha flera.Om du är osäker kan du anlita en extern konsult som tar hand om anbudet. Den som jobbar med anbud måste vara en nogrann person. Om du inte använder dig av en konsult är det ändå bra att ha en extern rådgivare som kan se på anbudet med andra ögon i slutänden.
När du väl beslutat dig för att lämna in ett anbud ska du snabbt se till att lägga upp en tidsplan på hur lång tid det kommer att ta att uppnå det som står i förfrågningsunderlaget. Oftast är det många olika typer av information som ska inkluderas i anbudet. Det kan vara allt ifrån pris till avtal med eventuella underleverantörer. För att anbudet ska gå igenom är det viktigt att du säkerställer att all information som upphandlaren kräver finns med. Om inte allt som upphandlaren kräver finns med kan anbudet avvisas. Om du ger för mycket information så kommer det inte att behandlas bättre än andra anbud, risken är att det istället diskvalificeras. Upphandlaren ska nämligen endast ta hänsyn till den information som är efterfrågad. Så bäst är om du endast skriver exakt det som upphandlaren frågar efter. Kontakta upphandlaren om det är något som är oklart. Du förlorar själv på om du gissar dig fram och har fel. Om du har direktkontakt med upphandlaren så ska du vara saklig och trevlig. Säljarjargong som fungerar inom andra områden kan i dessa fall ses som något negativt.
För att få en bild av hur du ska sätta prisnivån kan du begära ut tidigare offentliga upphandlingar. Då kan du se hur konkurrenssituationen ser ut. Ditt anbud kan dock förkastas om du har ett orimligt lågt pris om du inte kan förklara i anbudet varför ditt pris är så lågt. Ditt anbud är under sekretess fram till den dag upphandlaren offentliggör vem som blir den slutgiltiga leverantören.
Om du inte har kapacitet nog att leverera är det möjligt att lämna anbud tillsammans med en annan leverantör. Här får du dock vara försiktig att du inte bryter mot lagen eftersom att det inte är tillåtet att lämna ett anbud tillsammans hur som helst. Det är också viktigt att du tydligt skriver i anbudet vem som ska göra vad.
Om du ska skriva fler anbud kan du använda dig av en mall. Se dock till att det är skrivet på ett sätt som anpassar sig till upphandlaren du vill sälja till. Standardtexter ses ofta som en nackdel.
Steg för steg
Hur man skriver ett anbud
- Sätt in dig i informationskraven och gör en tidsplan.
- Säkerställ formella dokument och handlingar.
- Säkerställ prisinformation.
- Säkerställ tillgång till övrig information.
- Anbudssammanfattning.
- Formulering av grundanbudet.
- Prissimulering och prisstättning.
- Sammanställning av anbud.
- Extern granskning och korrekturläsning.
- Inlämning av anbud.
- Kontroll av anbudsinlämning.
